Polisi Cyfryngau Cymdeithasol

Mabwysiadwyd 14/05/2024
 
Bwriad y polisi hwn yw helpu’r Clerc ac aelodau etholedig i wneud penderfyniadau priodol am y defnydd o gyfryngau cymdeithasol megis gwefannau rhwydweithio cymdeithasol, fforymau, byrddau negeseuon, blogiau, ac ati.
 
Mae’n amlinellu’r safonau y mae’r Cyngor yn gofyn i’r Clerc ac aelodau etholedig eu dilyn wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol, yr amgylchiadau pan fydd eich defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn cael ei fonitro a’r camau a gymerir mewn perthynas â thorri’r polisi hwn.
 
Disgwylir i’r Clerc ac aelodau etholedig gydymffurfio â’r polisi hwn bob amser er mwyn diogelu preifatrwydd, cyfrinachedd a buddiannau’r Cyngor.
 
Gellir ymdrin â thorri’r polisi hwn gan y Clerc o dan ein Gweithdrefn Ddisgyblu ac, mewn achosion difrifol, gellir ei drin fel camymddwyn difrifol sy’n arwain at ddiswyddo diannod. Ymdrinnir ag achosion o dorri'r polisi hwn gan aelodau etholedig o dan y Cod Ymddygiad.
 
Cyfrifoldeb am weithredu’r polisi:-

• Mae gan y Cyngor gyfrifoldeb cyffredinol am weithrediad effeithiol y polisi hwn.

• Mae’r Clerc yn gyfrifol am fonitro ac adolygu gweithrediad y polisi hwn a gwneud argymhellion ar gyfer newidiadau i leihau risgiau i’n gwaith.

• Dylai pob gweithiwr ac aelod etholedig sicrhau eu bod yn cymryd yr amser i ddarllen a deall y polisi hwn. Dylid hysbysu Clerc neu Gadeirydd y Cyngor am unrhyw achos o dorri'r polisi hwn.

 
Defnyddio gwefannau cyfryngau cymdeithasol yn enw'r cyngor -

• Caniateir i’r Clerc ac aelodau etholedig bostio deunydd ar wefan cyfryngau cymdeithasol yn enw’r Cyngor ac ar ei ran yn unol â rheolau a chwmpas y polisi hwn.

• Os nad ydych yn siŵr a yw eich sylwadau’n briodol peidiwch â’u postio nes eich bod wedi gwirio gyda’r Clerc/Cadeirydd.

 

Defnyddio cyfryngau cymdeithasol
 
Mae'r Cyngor yn cydnabod pwysigrwydd y rhyngrwyd o ran llywio syniadau'r cyhoedd am y Cyngor a'r cymorth a'r gwasanaethau y mae'n eu darparu i'r gymuned. Mae hefyd yn cydnabod pa mor bwysig yw hi i aelodau ymuno a helpu i lunio sgwrs a chyfeiriad cymunedol trwy ryngweithio yn y cyfryngau cymdeithasol.
 
Cyn defnyddio cyfryngau cymdeithasol ar unrhyw fater a allai effeithio ar fuddiannau’r Cyngor mae’n rhaid eich bod wedi darllen a deall y polisi hwn.
 
Rheolau ar gyfer defnyddio cyfryngau cymdeithasol

 

• Peidiwch ag uwchlwytho, postio nac anfon dolen ymlaen at unrhyw gynnwys sarhaus, anweddus, gwahaniaethol, aflonyddgar, difrïol neu ddifrïol.

• Dylai unrhyw gyflogai/aelod etholedig sy’n teimlo eu bod wedi cael eu haflonyddu neu eu bwlio, neu’n cael eu tramgwyddo gan ddeunydd a bostiwyd neu a lanlwythwyd gan gydweithiwr i wefan cyfryngau cymdeithasol hysbysu’r Clerc/Cadeirydd.

• Peidiwch byth â datgelu gwybodaeth fasnachol sensitif, bersonol, breifat neu gyfrinachol. Os nad ydych yn siŵr a yw’r wybodaeth yr ydych am ei rhannu yn perthyn i un o’r categorïau hyn, dylech drafod hyn gyda’r Clerc/Cadeirydd.

• Peidiwch ag uwchlwytho, postio nac anfon ymlaen unrhyw gynnwys sy'n perthyn i drydydd parti oni bai bod gennych ganiatâd y trydydd parti hwnnw. - Cyn i chi gynnwys dolen i wefan trydydd parti, gwiriwch fod unrhyw delerau ac amodau'r wefan honno'n caniatáu i chi gysylltu â hi.

• Wrth ddefnyddio unrhyw lwyfan cyfryngau cymdeithasol, rhaid i chi ddarllen a chydymffurfio â'i delerau defnyddio.

• Byddwch yn onest ac yn agored, ond byddwch yn ymwybodol o’r effaith y gallai eich cyfraniad ei chael ar ganfyddiadau pobl o’r Cyngor.

• Rydych chi'n bersonol gyfrifol am gynnwys rydych chi'n ei gyhoeddi.

• Peidiwch â dwysáu trafodaethau tanbaid, ceisiwch fod yn gymodol, yn barchus a dyfynnwch ffeithiau i ostwng y tymheredd a chywiro camliwiadau.

• Peidiwch â thrafod cydweithwyr heb eu caniatâd ymlaen llaw.

• Ystyriwch breifatrwydd pobl eraill bob amser ac osgoi trafod pynciau a allai fod yn ymfflamychol e.e. gwleidyddiaeth a chrefydd. Cofiwch, er ei bod yn dderbyniol gwneud pwyntiau gwleidyddol neu ganfasio pleidleisiau drwy eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol eich hun, ni fydd hyn yn cael ei ganiatáu os ydych yn gwneud sylwadau ar ran y Cyngor.

• Osgowch gyhoeddi eich manylion cyswllt lle gall pobl nad oeddech yn bwriadu eu gweld a'u defnyddio'n eang, a pheidiwch byth â chyhoeddi manylion cyswllt unrhyw un arall.

 

Monitro'r defnydd o wefannau cyfryngau cymdeithasol
 
Dylai gweithwyr ac aelodau etholedig fod yn ymwybodol y gellir monitro unrhyw ddefnydd o wefannau cyfryngau cymdeithasol (boed yn cael eu cyrchu at ddibenion y Cyngor ai peidio) a, lle canfyddir achosion o dorri’r polisi hwn, gellir cymryd camau yn erbyn y Clerc o dan ein Gweithdrefn Ddisgyblu a chynghorwyr o dan y Cod Ymddygiad.
 
Gall camddefnyddio gwefannau cyfryngau cymdeithasol, o dan rai amgylchiadau, fod yn drosedd neu fel arall arwain at atebolrwydd cyfreithiol yn eich erbyn chi a’r Cyngor. Yn benodol, mae’n debyg y bydd achos difrifol o uwchlwytho, postio ymlaen neu bostio dolen i unrhyw un o’r mathau canlynol o ddeunydd ar wefan cyfryngau cymdeithasol, boed hynny’n broffesiynol neu’n bersonol, yn gyfystyr â chamymddwyn difrifol/torri’r Cod Ymddygiad ( nid yw'r rhestr hon yn hollgynhwysfawr):
deunydd pornograffig;

• datganiad ffug a difenwol am unrhyw berson neu sefydliad;

• deunydd sy'n sarhaus, anweddus, troseddol, gwahaniaethol, difrïol neu a allai achosi embaras i'r Cyngor, ein cynghorwyr neu ein gweithwyr;

• gwybodaeth gyfrinachol am y cyngor neu unrhyw un arall

• unrhyw ddatganiad arall sy’n debygol o greu unrhyw atebolrwydd (boed yn droseddol neu’n sifil, boed i chi neu’r sefydliad); neu

• deunydd sy’n torri hawlfraint neu hawliau eiddo deallusol eraill, neu sy’n amharu ar breifatrwydd unrhyw berson.

 
Bydd unrhyw gamau o'r fath yn cael sylw dan y Weithdrefn Ddisgyblu/Cod Ymddygiad. Lle canfyddir tystiolaeth o gamddefnydd gall y Cyngor gynnal ymchwiliad manylach yn cynnwys archwilio a datgelu cofnodion monitro i'r rhai a enwebwyd i gynnal yr ymchwiliad ac unrhyw dystion neu reolwyr sy'n ymwneud â'r ymchwiliad. Os oes angen, gellir rhoi gwybodaeth o'r fath i'r heddlu mewn cysylltiad ag ymchwiliad troseddol.
 
Monitro ac adolygu'r polisi hwn
 
Bydd y Cyngor yn gyfrifol am adolygu’r polisi hwn yn flynyddol i sicrhau ei fod yn bodloni gofynion cyfreithiol ac yn adlewyrchu arfer gorau.