Polisi Datrysiad Lleol
Ail-fabwysiadwyd 14/05/2024
Materion y dylid eu hystyried o dan y broses hon
Cwynion lefel isel am Aelodau, gan gynnwys:
Mân gwynion gan Aelodau am Aelodau
Mân gwynion gan Swyddogion am Aelodau
Aelodau yr honnir nad ydynt wedi dangos parch ac ystyriaeth tuag at eraill – naill ai ar lafar nac yn ysgrifenedig.
Materion na ddylid eu hystyried o dan y broses hon
Cwynion y mae’n rhaid eu cyfeirio at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, gan gynnwys:
Cwynion a gychwynnir gan aelod o'r cyhoedd;
Cwynion difrifol – torri'r Cod Ymddygiad/methiant i ddatgelu; buddiannau/bwlio/cam-drin swydd neu ymddiriedaeth/toriadau mynych;
Cwynion a wneir gan y Clerc/Swyddog Priodol ;
Cwynion aelodau am swyddogion y dylid ymdrin â hwy gan ddefnyddio proses gwyno fewnol y Cyngor.
Y Broses
Y gwyn
Byddai angen anfon y gŵyn at Glerc/Swyddog Priodol y Cyngor i sicrhau bod y gŵyn ar lefel isel ac na ddylid ymdrin â hi fel cwyn i'r Ombwdsmon.
Os yw'n briodol, dylai'r Clerc/Swyddog Priodol geisio datrys anghydfod o'r fath yn gynnar yn gyntaf drwy gysylltu'n anffurfiol â'r aelodau unigol dan sylw cyn y broses ddatrys a ddisgrifir isod.
Mae’n bwysig bod yr aelod ‘cyhuddedig’ yn cael manylion llawn y gŵyn yn ei erbyn fel ei fod mewn sefyllfa i baratoi ei ymateb i’r cyhuddiad.
​
Proses Datrys
Nid yw cyfraniad Cadeirydd/Is-Gadeirydd y Cyngor yn y broses ganlynol i ddyfarnu ar y gŵyn, ond yn hytrach i geisio cael yr aelodau/swyddogion dan sylw i ddod i gytundeb ynghylch sut y gellir datrys y mater(ion) ar sail gyfeillgar.
Bydd y Clerc/Swyddog Priodol yn gweithredu fel hwylusydd ar gyfer y broses ddatrys isod, bydd y cyfarfod yn cael ei gofnodi a’i gofnodi.
Os yw’r gŵyn rhwng Aelodau heblaw Cadeirydd y Cyngor, bydd y Clerc/Swyddog Priodol a’r Cadeirydd yn cyfarfod yn unigol â’r achwynydd a’r Aelod sy’n destun y gŵyn i geisio datrysiad y cytunwyd arno.
Os yw’r gŵyn rhwng Aelodau, y mae un ohonynt yn Gadeirydd y Cyngor, ond nid yr Is-Gadeirydd, bydd y Clerc/Swyddog Priodol a’r Is-Gadeirydd yn cyfarfod â’r achwynydd a’r Aelod sy’n destun y gŵyn i geisio datrysiad y cytunwyd arno.
Os yw’r gŵyn wedi’i gwneud gan swyddog/gweithiwr, ond nid y Clerc/Swyddog Priodol, yn erbyn Aelod heblaw Cadeirydd y Cyngor, bydd y Clerc/Swyddog Priodol a Chadeirydd y Cyngor yn cyfarfod â’r swyddog a’r Aelod sy’n destun i’r gŵyn. y gŵyn i geisio datrysiad y cytunwyd arno.
Os yw’r gŵyn wedi’i gwneud gan swyddog/gweithiwr, ond nid y Clerc/Swyddog Priodol, yn erbyn Cadeirydd y Cyngor, bydd y Clerc/Swyddog Priodol ac Is-Gadeirydd y Cyngor yn cyfarfod â’r swyddog a’r Cadeirydd i geisio datrysiad y cytunwyd arno. .
Os yw’r gŵyn wedi’i gwneud gan y Clerc/Swyddog Priodol, yna mae’n debygol mai’r arfer gorau yw bod y gŵyn hon yn cael ei hanfon ymlaen ar ffurf cwyn at yr Ombwdsmon.
​
Canlyniadau posibl y broses
Os bydd Aelodau a/neu swyddogion yn dod i gytundeb yn ystod y Cam hwn, yna nid oes angen cymryd unrhyw gamau pellach.
Os na ellir dod i gytundeb byddai'r Aelod/swyddog tramgwyddedig bob amser yn cael y cyfle i gyfeirio'r mater at yr Ombwdsmon.
Gallai enghreifftiau o gytundebau gynnwys anfon llythyr ymddiheuriad, ymrwymiad ysgrifenedig neu ymrwymiad i beidio â thorri’r Cod Ymddygiad yn y dyfodol, ymrwymiad i ymgymryd â hyfforddiant neu gytundeb na ddylid cymryd unrhyw gamau pellach ar sail y dystiolaeth. a chau y mater.
Amser ar gyfer y broses
Y bwriad yw y gellir cwblhau'r holl brosesau cyn gynted â phosibl i ddatrys y mater. Fodd bynnag, bydd union amseriad yn dibynnu ar argaeledd unigolion i fynychu'r cyfarfodydd.